Phí quẹt thẻ cho tiệm nail: 4 kiểu tính phí, cách đọc sao kê và 9 cách giảm chi phí

Phí quẹt thẻ là khoản chi tiệm nail trả mỗi ngày, trên gần như mọi hoá đơn, nhưng rất nhiều chủ tiệm không biết chính xác mình đang trả bao nhiêu. Người bán máy nói "phí thấp", bảng sao kê cuối tháng dài vài trang với hàng chục dòng phí nhỏ, và con số thật nằm đâu đó giữa những dòng đó. Khi khách trả thẻ ngày càng nhiều, vài phần mười phần trăm chênh lệch cũng thành một khoản đáng kể mỗi năm.

Bài này giải thích phí quẹt thẻ gồm những phần nào, bốn kiểu tính phí phổ biến, cách đọc bảng sao kê để tính ra tỷ lệ phí thật của tiệm, các khoản phí phụ hay bị bỏ qua, và chín cách giảm chi phí mà không làm phiền khách. Bài không nêu tên hay giá của nhà cung cấp nào, vì phí thay đổi theo từng hợp đồng.

Phí quẹt thẻ gồm những phần nào?

Mỗi lần khách trả thẻ, số tiền tiệm nhận về ít hơn số tiền trên hoá đơn. Phần bị trừ thường gồm ba lớp:

• Phí của ngân hàng phát hành thẻ (interchange): phần lớn nhất, do các hãng thẻ quy định, trả cho ngân hàng của khách. Phí này khác nhau theo loại thẻ: thẻ debit, credit card thường, thẻ có điểm thưởng, thẻ doanh nghiệp.
• Phí của hãng thẻ: khoản nhỏ trả cho Visa, Mastercard, các hãng thẻ khác.
• Phần của đơn vị xử lý thẻ: phần lời của công ty cung cấp dịch vụ quẹt thẻ cho tiệm. Đây là phần duy nhất thật sự thương lượng được.

Ngoài ba lớp trên, nhiều hợp đồng có thêm phí tháng, phí máy, phí bảo mật và các khoản khác. Gộp tất cả lại mới ra số tiền tiệm thật sự trả cho việc nhận thẻ.

4 kiểu tính phí quẹt thẻ phổ biến

Cùng một tiệm, cùng doanh thu thẻ, nhưng kiểu tính phí khác nhau có thể cho tổng chi phí rất khác nhau.

1. Phần trăm cố định (flat rate)

Mọi thẻ cùng một tỷ lệ phần trăm, có thể cộng một khoản cố định mỗi giao dịch. Dễ hiểu, dễ đoán. Đổi lại, tiệm có thể trả nhiều hơn cần thiết cho các thẻ có phí gốc thấp như thẻ debit.

2. Phí gốc cộng thêm (interchange plus)

Tiệm trả đúng phí gốc của từng loại thẻ, cộng thêm một phần lời cố định của đơn vị xử lý thẻ. Minh bạch nhất, vì thấy rõ phần lời là bao nhiêu. Sao kê dài và khó đọc hơn.

3. Chia theo bậc (tiered)

Giao dịch được xếp vào các bậc như "qualified", "mid-qualified", "non-qualified", mỗi bậc một tỷ lệ. Khó kiểm soát vì đơn vị xử lý thẻ quyết định giao dịch nào rơi vào bậc nào; nhiều giao dịch rơi vào bậc đắt mà tiệm không biết vì sao.

4. Phí tháng cố định (subscription)

Tiệm trả một khoản tháng cố định, các giao dịch tính theo phí gốc cộng một khoản nhỏ mỗi giao dịch. Có thể lợi cho tiệm có doanh thu thẻ lớn, nhưng tiệm nhỏ có thể trả nhiều hơn vì phí tháng.

Kiểu tính	Dễ hiểu	Minh bạch	Hợp với
Phần trăm cố định	Rất dễ	Trung bình	Tiệm mới, doanh thu thẻ nhỏ
Phí gốc cộng thêm	Khó hơn	Cao	Tiệm muốn biết rõ từng khoản
Chia theo bậc	Khó	Thấp	Nên hỏi kỹ trước khi nhận
Phí tháng cố định	Trung bình	Cao	Tiệm doanh thu thẻ lớn, ổn định

Không có kiểu nào tốt nhất cho mọi tiệm. Cách so sánh đúng là tính tổng chi phí với doanh thu thẻ thật của tiệm, như phần sau.

Cách đọc sao kê: tính tỷ lệ phí thật của tiệm

Con số quan trọng nhất không nằm trên tờ quảng cáo mà nằm trên bảng sao kê hằng tháng. Cách tính đơn giản:

1. Lấy tổng doanh thu thẻ trong tháng (tổng số tiền khách đã trả bằng thẻ).
2. Lấy tổng tất cả các khoản phí trong tháng, kể cả phí tháng, phí máy, phí bảo mật, phí lẻ.
3. Chia tổng phí cho tổng doanh thu thẻ, nhân 100. Đó là tỷ lệ phí thật (effective rate).

Ví dụ minh hoạ với số tròn: tiệm có doanh thu thẻ 30.000 đô trong tháng, tổng phí trên sao kê là 900 đô, thì tỷ lệ phí thật là 3%. Con số này mới dùng để so sánh với báo giá của nơi khác, vì nó đã gồm mọi khoản phụ.

Làm phép tính này ba tháng liên tiếp để thấy tỷ lệ có ổn định không. Tỷ lệ tăng dần mà doanh thu không đổi thường là dấu hiệu có phí mới hoặc phí bị điều chỉnh.

Các khoản phí phụ hay bị bỏ qua

Khi đọc sao kê, tìm những dòng phí sau. Không phải hợp đồng nào cũng có, nhưng cộng lại có thể đáng kể:

• Phí tháng hoặc phí tài khoản.
• Phí phần mềm POS tính riêng với phí quẹt thẻ.
• Phí thuê máy hằng tháng.
• Phí tuân thủ bảo mật hoặc phí "không tuân thủ" nếu tiệm chưa làm bảng tự đánh giá bảo mật.
• Phí bảng sao kê.
• Phí cổng thanh toán cho giao dịch online.
• Phí cho mỗi giao dịch ngoài phần trăm.
• Phí tranh chấp (chargeback) khi khách khiếu nại giao dịch với ngân hàng.
• Phí tối thiểu hằng tháng nếu doanh thu thẻ thấp hơn mức cam kết.
• Phí huỷ hợp đồng trước hạn.

Nếu thấy một dòng phí không hiểu, gọi đơn vị xử lý thẻ hỏi rõ và yêu cầu giải thích bằng văn bản.

Những giao dịch làm phí cao hơn

Phí không giống nhau cho mọi giao dịch. Một số kiểu giao dịch thường tốn phí hơn:

• Nhập số thẻ bằng tay thay vì quẹt chip hay chạm thẻ: rủi ro cao hơn nên phí thường cao hơn.
• Thẻ có điểm thưởng, thẻ doanh nghiệp: phí gốc thường cao hơn thẻ debit hay credit card cơ bản.
• Giao dịch online, qua điện thoại: thường đắt hơn giao dịch khách có mặt tại tiệm.
• Đóng ca (batch) trễ: một số hợp đồng tính phí cao hơn cho giao dịch không được đóng ca trong ngày.

Tiệm không chọn được khách dùng thẻ gì, nhưng chọn được cách nhận thẻ: ưu tiên chip và chạm thẻ, hạn chế nhập tay, đóng ca mỗi ngày.

9 cách giảm phí quẹt thẻ cho tiệm nail

1. Tính tỷ lệ phí thật trước khi thương lượng

Không có con số tỷ lệ phí thật thì không biết đang trả nhiều hay ít. Làm phép tính ở phần trên với ba tháng sao kê gần nhất.

2. Yêu cầu báo giá theo doanh thu thật

Gửi cùng một bảng thông tin (doanh thu thẻ mỗi tháng, giá trị hoá đơn trung bình, tỷ lệ thẻ debit và tín dụng nếu biết) cho hai ba đơn vị, yêu cầu báo tổng chi phí ước tính mỗi tháng bằng văn bản.

3. Thương lượng phần lời của đơn vị xử lý thẻ

Phí gốc của ngân hàng không thương lượng được, nhưng phần lời của đơn vị xử lý thẻ thì có. Tiệm có doanh thu ổn định, lịch sử tốt có lợi thế khi thương lượng.

4. Giữ tuân thủ bảo mật

Hoàn thành bảng tự đánh giá bảo mật theo chuẩn PCI DSS khi đơn vị xử lý thẻ yêu cầu, để không bị tính phí không tuân thủ. Dùng máy đọc chip, không lưu số thẻ của khách.

5. Hạn chế nhập thẻ bằng tay

Khách có mặt thì quẹt chip hoặc chạm thẻ. Đặt cọc qua điện thoại thì cân nhắc gửi link thanh toán an toàn thay vì đọc số thẻ.

6. Đóng ca mỗi ngày

Đóng ca (batch) cuối mỗi ngày giúp giao dịch được xử lý đúng hạn và tránh phí cao hơn ở một số hợp đồng.

7. Giảm tranh chấp giao dịch

Hoá đơn ghi rõ tên tiệm như trên sao kê của khách, dịch vụ rõ ràng, chính sách hoàn tiền rõ ràng. Khách nhận ra giao dịch trên sao kê của họ thì ít khiếu nại nhầm với ngân hàng.

8. Xem lại hợp đồng máy và phí tháng

Máy thuê lâu năm có thể đã trả hơn giá mua. Phí phần mềm có thể có gói rẻ hơn hợp với tiệm nhỏ. Xem lại mỗi năm một lần.

9. Cẩn thận với phụ thu phí thẻ

Một số tiệm muốn chuyển phí thẻ sang khách bằng cách phụ thu. Việc này có quy định riêng: luật một số bang hạn chế, và các hãng thẻ có điều kiện. Ví dụ, Visa yêu cầu doanh nghiệp báo cho đơn vị xử lý thẻ trước 30 ngày khi bắt đầu phụ thu. Tìm hiểu kỹ quy định của bang và hợp đồng trước khi áp dụng, và cân nhắc cảm nhận của khách quen.

Phí quẹt thẻ và tip của thợ

Khi khách để tip bằng thẻ, phí thẻ cũng tính trên phần tip. Theo hướng dẫn của Bộ Lao động Hoa Kỳ về nhân viên nhận tip, chủ có thể trừ phần phí thẻ tương ứng trên tip, nhưng không được trừ nhiều hơn mức phí thật, và một số bang cấm việc trừ này. Bài chia tip cho thợ nail giải thích kỹ các nguyên tắc tip đúng luật.

Gọi đơn vị xử lý thẻ: nên hỏi gì?

Một cuộc gọi chuẩn bị kỹ giúp hiểu sao kê và thương lượng tốt hơn. Ghi sẵn các câu hỏi:

1. Hợp đồng của tiệm đang tính phí theo kiểu nào: phần trăm cố định, phí gốc cộng thêm, chia theo bậc hay phí tháng?
2. Phần lời của đơn vị trên mỗi giao dịch là bao nhiêu?
3. Có những phí tháng nào, phí nào có thể bỏ được?
4. Tiệm đã hoàn thành yêu cầu bảo mật chưa, có đang bị tính phí không tuân thủ không?
5. Hợp đồng còn bao lâu, có tự gia hạn không, phí huỷ trước hạn là bao nhiêu?
6. Có gói nào hợp hơn với doanh thu hiện tại của tiệm không?

Ghi lại tên người trả lời, ngày gọi, và yêu cầu xác nhận lại bằng email những thay đổi đã hứa. Thay đổi chỉ nói qua điện thoại rất dễ không được áp dụng.

Khi nào nên đổi đơn vị xử lý thẻ?

Đổi không phải lúc nào cũng lợi. Cân nhắc đổi khi:

• Tỷ lệ phí thật cao hơn rõ rệt so với các báo giá cùng điều kiện.
• Phí mới xuất hiện liên tục mà không được báo trước.
• Hỗ trợ kém, máy hỏng không được thay kịp.
• Hệ thống không làm được những việc tiệm cần như tip theo thợ, gift card, check-in.

Trước khi đổi, đọc điều khoản huỷ hợp đồng và tính phí huỷ trước hạn. Các bước chọn hệ thống mới có trong bài chọn máy POS tiệm nail.

Bảng việc cần làm mỗi tháng

Việc	Mất bao lâu
Tính tỷ lệ phí thật từ sao kê	10 phút
Kiểm tra dòng phí mới hoặc bất thường	5 phút
Xem số giao dịch nhập tay	5 phút
Kiểm tra có tranh chấp giao dịch nào không	5 phút
Mỗi năm: so báo giá với hai ba nơi khác	1 buổi

Hai mươi lăm phút mỗi tháng là đủ để không bao giờ trả phí quẹt thẻ cao mà không biết.

Dreamer giúp gì về phí quẹt thẻ?

Khi tư vấn máy POS, Dreamer xem cùng chủ tiệm cách tính phí hiện tại, giải thích từng khoản trên sao kê, và so tổng chi phí của các lựa chọn theo doanh thu thật của tiệm trước khi đề xuất. Xem thêm trên trang máy POS cho tiệm. Tiệm bán gift card trên máy POS thì xem thêm bài gift certificate tiệm nail để quản lý thẻ quà cho đúng.

Câu hỏi thường gặp

Tỷ lệ phí bao nhiêu là hợp lý?

Không có một con số chung, vì phụ thuộc loại thẻ khách dùng, giá trị hoá đơn, cách nhận thẻ và hợp đồng. Cách đúng là tính tỷ lệ phí thật của tiệm mình và so với báo giá của nơi khác cho cùng điều kiện.

Có nên chỉ nhận tiền mặt để khỏi trả phí?

Nhiều khách ngày nay ít mang tiền mặt; chỉ nhận tiền mặt có thể làm mất khách và tăng rủi ro giữ tiền mặt trong tiệm. Thường nên nhận thẻ và quản lý phí cho tốt.

Phí quẹt thẻ có được tính vào chi phí kinh doanh không?

Phí xử lý thẻ thường là chi phí kinh doanh. Hỏi kế toán của tiệm để ghi chép và khai thuế cho đúng.

Tại sao tháng này phí cao hơn tháng trước dù doanh thu như nhau?

Có thể do tỷ lệ khách dùng thẻ điểm thưởng tăng, nhiều giao dịch nhập tay hơn, có tranh chấp giao dịch, hoặc có phí mới. Đối chiếu từng dòng phí giữa hai tháng.

Tiệm có cần ký hợp đồng dài để có phí thấp?

Không nhất thiết. Một số đơn vị không yêu cầu hợp đồng dài. Khi so sánh, tính cả phí huỷ trước hạn vào tổng chi phí.

Bán gift card có bị tính phí quẹt thẻ không?

Khi khách mua gift card bằng credit card, giao dịch đó có phí quẹt thẻ như mọi giao dịch khác. Khi khách dùng gift card để trả dịch vụ, thường không có thêm phí thẻ vì không có thẻ ngân hàng nào được quẹt. Hỏi đơn vị cung cấp POS về phí riêng của chức năng gift card nếu có.

Thẻ chạm (tap) có tốn phí hơn quẹt chip không?

Giao dịch khách có mặt, quẹt chip hay chạm thẻ, thường được xem là an toàn và có phí thấp hơn nhập số thẻ bằng tay. Hỏi đơn vị xử lý thẻ về cách tính cụ thể trong hợp đồng của tiệm.

Phí quẹt thẻ không phải là con số cố định mà tiệm phải chấp nhận. Hiểu phí gồm những phần nào, tính tỷ lệ phí thật từ sao kê, hạn chế các giao dịch đắt, giữ tuân thủ bảo mật và so báo giá mỗi năm. Những việc nhỏ đó giúp tiệm giữ lại nhiều hơn từ mỗi hoá đơn.