Hệ thống check-in tiệm nail: 8 lợi ích cho tiệm đông khách vãng lai và cách cài đặt

Hệ thống check-in tiệm nail thay cuốn sổ ký tên ở quầy bằng một tablet hoặc một QR code: khách vãng lai tự ghi tên, chọn dịch vụ, biết mình đứng thứ mấy và chờ khoảng bao lâu. Với tiệm đông khách vãng lai, đó là khác biệt giữa một buổi chiều thứ Bảy lộn xộn, khách đứng chờ không biết tới lượt mình chưa, và một buổi chiều mọi người biết rõ lượt của mình.

Bài này giải thích hệ thống check-in làm gì, tám lợi ích cho tiệm nail, cách kết hợp khách vãng lai với khách hẹn, cách cài đặt ở quầy, những câu hỏi nên hỏi khi chọn hệ thống, và lưu ý quan trọng khi dùng số điện thoại, email của khách để gửi tin quảng cáo.

Hệ thống check-in làm gì?

Một hệ thống check-in cơ bản làm bốn việc:

1. Khách tự ghi tên trên tablet ở cửa hoặc quét QR code bằng điện thoại.
2. Chọn dịch vụ và, nếu tiệm cho phép, chọn thợ quen.
3. Xếp lượt theo thứ tự đến, có tính thời gian của từng dịch vụ.
4. Báo cho thợ và quầy ai là người tiếp theo, ai đang chờ bao lâu.

Hệ thống tốt hơn còn gửi tin nhắn báo khách sắp tới lượt (để khách đi mua cà phê gần đó rồi quay lại), lưu lịch sử dịch vụ của khách quen, tích điểm, và nối với máy POS để khi làm xong, hoá đơn đã có sẵn dịch vụ và thợ.

8 lợi ích của hệ thống check-in tiệm nail

1. Xếp lượt công bằng

Không còn chuyện khách đến sau được làm trước vì quầy nhớ nhầm. Thứ tự rõ ràng trên màn hình, khách thấy công bằng thì bớt bực.

2. Khách biết phải chờ bao lâu

Khách vãng lai bỏ đi phần lớn vì không biết phải chờ bao lâu. Màn hình báo thời gian chờ ước tính giúp khách quyết định ở lại hay quay lại sau, thay vì bỏ đi với cảm giác bị bỏ rơi.

3. Quầy bớt việc

Người front desk không phải vừa nghe điện thoại, vừa ghi tên, vừa tính tiền, vừa nhớ thứ tự. Hệ thống lo phần xếp lượt.

4. Thợ biết ai là người tiếp theo

Thợ làm xong nhìn màn hình là biết mời ai, khách đó chọn dịch vụ gì, có phải khách quen của mình không.

5. Biết giờ cao điểm và giờ vắng

Dữ liệu check-in cho thấy giờ nào đông, ngày nào vắng, dịch vụ nào được chọn nhiều. Từ đó xếp lịch thợ hợp lý hơn và chạy ưu đãi cho giờ vắng.

6. Nhận ra khách quen

Khách nhập số điện thoại, hệ thống nhận ra lần trước khách làm gì, với thợ nào. Thợ chào đúng tên, gợi ý đúng màu khách thích: những điều nhỏ làm khách quay lại.

7. Đi cùng booking online

Khách hẹn trước và khách vãng lai cùng hiện trên một màn hình, tiệm sắp xếp được cả hai. Nhiều tiệm thấy khách vãng lai quen dần với việc booking online sau vài lần dùng check-in.

8. Xin review đúng lúc

Sau khi làm xong, hệ thống có thể gửi tin cảm ơn kèm link review Google, đúng lúc khách đang vui với bộ móng mới. Chỉ xin review, không kèm quà hay giảm giá để đổi review; cách làm đúng có trong bài cách tăng review Google đúng cách.

Kết hợp khách vãng lai và khách hẹn

Tiệm nail ở Mỹ thường có cả hai loại khách. Cách sắp xếp phổ biến:

• Khách hẹn được ưu tiên đúng giờ hẹn. Hệ thống giữ chỗ cho lịch hẹn.
• Khách vãng lai lấp vào khoảng trống giữa các lịch hẹn và vào các thợ đang rảnh.
• Thời gian chờ báo cho khách vãng lai đã tính các lịch hẹn sắp tới.
• Khách hẹn tới trễ quá mức thì tiệm theo chính sách đã báo trước: dời lượt hay mời khách vãng lai làm trước.

Để làm được, check-in và đặt lịch nên nằm chung một hệ thống, hoặc nối được với nhau. Bài phần mềm đặt lịch tiệm nail so sánh các cách đặt lịch cho tiệm nhỏ.

Cài đặt hệ thống check-in ở quầy

Vài lưu ý thực tế khi đặt máy:

• Vị trí: ngay cửa vào, khách thấy trước khi tới quầy. Có biển nhỏ "Please check in here".
• Giá đỡ chắc chắn: tablet gắn chặt, có khoá chống mang đi.
• QR code dự phòng: in QR code trên standee để khách check-in bằng điện thoại khi có nhiều người cùng tới.
• Màn hình hàng chờ: một màn hình nhỏ cho khách đang ngồi chờ thấy thứ tự của mình.
• Câu chữ đơn giản: tên, số điện thoại, dịch vụ. Hỏi càng nhiều, khách càng ngại.
• Ngôn ngữ: giao diện tiếng Anh rõ ràng; thêm tiếng Tây Ban Nha nếu khu của tiệm có nhiều khách nói tiếng Tây Ban Nha.

Những ngày đầu, để một người ở quầy hướng dẫn khách cách check-in. Sau một hai tuần, phần lớn khách quen sẽ tự làm.

Một ngày thứ Bảy: có và không có hệ thống

Không có hệ thống: mười giờ sáng, năm khách tới cùng lúc. Người front desk ghi tên vào sổ, vừa ghi vừa nghe điện thoại. Một khách hỏi "còn bao lâu?", front desk đoán "khoảng hai mươi phút". Bốn mươi phút sau khách vẫn chờ, bỏ đi và viết review than chờ lâu. Thợ làm xong không biết mời ai, phải ra quầy hỏi. Cuối ngày, không ai biết hôm nay có bao nhiêu khách bỏ đi.

Có hệ thống: năm khách tự ghi tên trên tablet, mỗi người thấy mình đứng thứ mấy và thời gian chờ ước tính. Hai khách thấy phải chờ lâu, chọn đi mua đồ gần đó, nhận tin nhắn khi sắp tới lượt rồi quay lại. Thợ làm xong nhìn màn hình biết mời ai. Front desk có thời gian chào khách, mời nước. Cuối ngày, báo cáo cho thấy giờ đông nhất và thời gian chờ trung bình.

Cùng số khách, cùng số thợ, nhưng trải nghiệm của khách và sự căng thẳng của tiệm khác hẳn.

Câu nói mẫu cho front desk

Vài câu tiếng Anh ngắn giúp quầy hướng dẫn khách những ngày đầu:

• "Welcome! Please sign in on the tablet, it'll show your place in line."
• "The wait is about 25 minutes right now. We'll text you when you're next, so feel free to grab a coffee."
• "Would you like to book your next visit online? It's quicker than waiting."
• "Are you checking in for an appointment or as a walk-in?"

Câu nói rõ ràng, thân thiện giúp khách thấy hệ thống là để phục vụ họ, không phải để tiệm bớt nói chuyện với khách.

Chi phí của hệ thống phụ thuộc vào gì?

Không có một mức giá chung, vì phụ thuộc nhiều thứ:

• Có đi kèm máy POS và đặt lịch hay không. Gói trọn thường khác với mua riêng từng phần.
• Số thợ, số địa điểm của tiệm.
• Tin nhắn: số tin gửi mỗi tháng, phí cho mỗi tin.
• Thiết bị: tablet, giá đỡ, màn hình hàng chờ mua riêng hay có sẵn.
• Hợp đồng: theo tháng hay dài hạn, có phí huỷ không.

Yêu cầu báo giá bằng văn bản, ghi rõ từng khoản, và so tổng chi phí theo năm thay vì chỉ so phí tháng.

Ví dụ màn hình check-in đơn giản

Màn hình check-in càng ít bước càng tốt. Một thiết kế gọn cho tiệm nail:

1. Nhập số điện thoại. Khách quen thì hệ thống tự điền tên.
2. Tên (chỉ khách mới).
3. Chọn dịch vụ từ danh sách ngắn: Manicure, Pedicure, Gel, Full set, Fill, Waxing.
4. Chọn thợ hoặc "Any technician".
5. Ô đồng ý nhận tin khuyến mãi, không đánh dấu sẵn.
6. Xác nhận và thấy thứ tự của mình.

Năm sáu bước, dưới một phút. Thêm câu hỏi nào thì khách check-in chậm thêm chừng đó.

Dùng thông tin khách: xin phép trước, làm đúng luật

Hệ thống check-in thu số điện thoại và có thể cả email của khách. Đây là tài sản quý để mời khách quay lại, nhưng phải dùng đúng cách:

• Phân biệt tin giao dịch và tin quảng cáo. Tin báo sắp tới lượt, xác nhận lịch hẹn là tin phục vụ. Tin khuyến mãi là tin quảng cáo.
• Xin phép trước khi gửi tin quảng cáo. Có ô đồng ý rõ ràng, không đánh dấu sẵn.
• Email quảng cáo theo luật CAN-SPAM. Theo hướng dẫn tuân thủ CAN-SPAM của FTC, email quảng cáo phải có tiêu đề trung thực, ghi rõ là quảng cáo, có địa chỉ bưu điện hợp lệ, có cách huỷ đăng ký rõ ràng, và tiệm phải xử lý yêu cầu huỷ trong vòng 10 ngày làm việc. Thuê bên khác gửi thì tiệm vẫn chịu trách nhiệm.
• Tin nhắn quảng cáo cũng có quy định riêng về sự đồng ý của người nhận. Dùng hệ thống có quản lý đồng ý và huỷ đăng ký, và hỏi nhà cung cấp về cách họ tuân thủ.
• Không bán, không chia sẻ danh sách khách cho bên khác.

Làm đúng từ đầu thì danh sách khách là nguồn khách quay lại bền vững, không phải nguồn rắc rối.

Câu hỏi khi chọn hệ thống check-in

1. Có nối với máy POS tiệm đang dùng hay định dùng không?
2. Có booking online đi kèm, hay nối được với hệ thống booking khác?
3. Có gửi tin báo sắp tới lượt không, phí tin nhắn tính thế nào?
4. Có quản lý sự đồng ý nhận tin quảng cáo và huỷ đăng ký không?
5. Dữ liệu khách có xuất ra được khi đổi hệ thống không?
6. Có tích điểm, gift card không?
7. Có báo cáo giờ cao điểm, thời gian chờ không?
8. Hỗ trợ kỹ thuật giờ nào, có tiếng Việt không?

Câu hỏi về hợp đồng, phí tháng, phí xử lý thẻ thì như khi chọn máy POS; xem bài chọn máy POS tiệm nail.

Những lỗi hay gặp khi dùng check-in

• Hỏi quá nhiều thông tin ở màn hình check-in khiến khách ngại.
• Thời gian chờ ước tính sai nhiều vì dịch vụ chưa được cài đúng thời lượng.
• Bỏ qua thứ tự trên màn hình để làm cho khách quen trước, khiến khách khác thấy bất công.
• Gửi tin quảng cáo dồn dập khi khách chưa đồng ý.
• Để máy hết pin, mất mạng mà không có QR code dự phòng.
• Không ai theo dõi màn hình, khách check-in rồi vẫn phải hỏi quầy.

Check-in có làm tiệm mất cảm giác thân thiện?

Nhiều chủ tiệm lo máy móc làm tiệm bớt tình cảm. Thực tế ngược lại: khi quầy không phải lo ghi tên và nhớ thứ tự, người front desk có thời gian chào khách, mời nước, giới thiệu dịch vụ mới. Hệ thống lo phần giấy tờ, con người lo phần tiếp khách.

Một vài cách giữ sự thân thiện:

• Chào khách bằng tên khi hệ thống báo khách quen tới.
• Nhắc thời gian chờ bằng lời, không chỉ để màn hình nói.
• Mời khách ngồi, đưa menu, giới thiệu dịch vụ mới trong lúc chờ.

Đo hiệu quả sau khi dùng check-in

So sánh vài con số trước và sau một hai tháng dùng hệ thống:

• Số khách vãng lai bỏ đi khi đông (quầy ghi nhận ước lượng).
• Thời gian chờ trung bình vào giờ cao điểm.
• Số khách quay lại trong ba mươi ngày.
• Số review mới sau khi bật tin cảm ơn kèm link review.

Nếu thời gian chờ ước tính chênh nhiều với thực tế, chỉnh lại thời lượng của từng dịch vụ trong hệ thống.

Dreamer tư vấn check-in, POS và đặt lịch

Dreamer giúp tiệm chọn hệ thống check-in đi cùng máy POS và đặt lịch phù hợp với cách tiệm làm việc: tiệm chủ yếu khách vãng lai, chủ yếu khách hẹn, hay cả hai. Xem trang máy POS cho tiệm để biết cách Dreamer tư vấn, và trang hệ thống đặt lịch online nếu tiệm muốn khách đặt lịch trên website của chính tiệm.

Nếu tiệm hay gặp khách hẹn rồi không tới, bài khách bỏ hẹn ở tiệm nail có tám cách giảm no-show.

Câu hỏi thường gặp

Tiệm nhỏ có cần hệ thống check-in không?

Tiệm nhỏ ít khách vãng lai có thể chưa cần. Tiệm hay có ba bốn khách chờ cùng lúc vào cuối tuần thì check-in giúp rất nhiều, kể cả khi tiệm chỉ có vài thợ.

Khách lớn tuổi có dùng được không?

Phần lớn dùng được nếu màn hình đơn giản, chữ to. Người ở quầy hỗ trợ những ngày đầu, và vẫn cho khách check-in bằng lời nếu cần.

Có cần internet không?

Hầu hết hệ thống check-in chạy qua internet. Hỏi nhà cung cấp về cách hoạt động khi mạng chập chờn, và chuẩn bị mạng dự phòng.

Check-in có thay được booking online không?

Không hẳn. Check-in dành cho khách đã tới tiệm; booking online dành cho khách muốn giữ giờ trước. Tiệm có cả hai loại khách nên dùng cả hai, tốt nhất là trong cùng một hệ thống.

Có nên cho khách chọn thợ khi check-in?

Nên cho chọn "thợ quen" hoặc "thợ nào cũng được". Khách chọn thợ cụ thể có thể phải chờ lâu hơn; hệ thống nên báo rõ điều đó để khách quyết định.

Gửi tin báo sắp tới lượt có tốn phí không?

Thường có phí tin nhắn, tuỳ nhà cung cấp và gói. Hỏi rõ phí khi chọn hệ thống, và chỉ bật những tin thật sự giúp khách.

Hệ thống check-in tiệm nail giúp khách vãng lai biết rõ lượt và thời gian chờ, giúp quầy bớt việc, giúp thợ biết ai là người tiếp theo, và giúp tiệm giữ liên lạc với khách quen một cách đúng luật. Chọn hệ thống đi cùng máy POS và đặt lịch, cài đặt đơn giản, xin phép trước khi gửi tin quảng cáo, và tiệm sẽ thấy những ngày đông khách bớt căng thẳng hẳn.