Giấy phép tiệm nail ở Mỹ: bằng thợ, giấy phép tiệm, thanh tra và gia hạn

Giấy phép tiệm nail ở Mỹ do từng bang quản lý, không phải chính phủ liên bang, nên luật ở Texas, California, New York hay Florida mỗi nơi một khác. Nhưng cấu trúc thì gần như giống nhau ở mọi bang: ai làm móng cho khách lấy tiền cũng phải có bằng, bản thân tiệm thường cần giấy phép riêng, còn doanh nghiệp thì cần đăng ký và giấy tờ như mọi công ty khác. Chủ tiệm hiểu cấu trúc này sẽ biết hỏi đúng chỗ, chuẩn bị tốt cho thanh tra và tránh tiền phạt hay bị đóng cửa vì thiếu giấy tờ.

Bài này giải thích từng loại giấy phép, thanh tra thường kiểm tra gì, cách gia hạn và học thêm, những gì thay đổi khi mua lại tiệm hay dọn sang bang khác, và nơi tra cứu luật chính thức của bang mình. Đây là thông tin chung; luôn hỏi lại hội đồng thẩm mỹ (board of cosmetology) hoặc cơ quan cấp phép thợ nail của bang nơi tiệm hoạt động. Tiệm ở Canada theo quy định của tỉnh bang.

Ai quản lý tiệm nail?

Hội đồng thẩm mỹ của bang, thường gọi là Board of Cosmetology hoặc Board of Barbering and Cosmetology, cấp bằng cho thợ, cấp giấy phép tiệm, đặt quy định vệ sinh và đi thanh tra tiệm. Thành phố và quận lo giấy phép kinh doanh, quy hoạch và giấy phép xây dựng; một số sở y tế địa phương có thêm quy định riêng. Ở cấp liên bang, Cơ quan Thực phẩm và Dược phẩm (FDA) quản lý sản phẩm làm móng, còn OSHA lo an toàn lao động. Trang về sản phẩm làm móng của FDA ghi rõ chính quyền bang và địa phương quản lý hoạt động của tiệm nail và việc cấp phép cho thợ.

Tiệm nail thường cần những giấy phép nào?

Giấy phép	Ai cần	Nơi cấp
Bằng thợ (giấy phép cá nhân)	Mọi người làm móng cho khách	Hội đồng của bang
Giấy phép tiệm (establishment license)	Địa điểm tiệm	Hội đồng của bang
Người quản lý có bằng	Một số bang bắt buộc	Hội đồng của bang
Giấy phép thuê ghế	Thợ thuê ghế, ở một số bang	Hội đồng của bang
Giấy phép kinh doanh	Doanh nghiệp	Thành phố hoặc quận
Đăng ký thuế	Doanh nghiệp, cho thuế bán hàng và thuế lương	Bang và IRS
Giấy chứng nhận sử dụng và giấy phép xây dựng	Mặt bằng	Thành phố hoặc quận
Giấy phép bảng hiệu	Bảng hiệu ngoài trời	Thành phố hoặc quận

Không phải bang nào cũng có đủ các loại trên, và tên gọi mỗi nơi một khác. Các phần dưới đây giải thích từng loại.

Bằng thợ nail

Ai làm móng tay, móng chân hay đắp móng cho khách lấy tiền cũng phải có bằng còn hiệu lực. Tuỳ bang, bằng có tên manicurist, nail technician, nail specialist hoặc nail technology; bằng cosmetology đầy đủ thường bao gồm cả làm móng.

Đường lấy bằng thường gồm:

• Học: đủ số giờ ở trường được công nhận hoặc học việc. Số giờ khác nhau rất nhiều giữa các bang, từ khoảng vài trăm giờ ở bang này đến gấp mấy lần ở bang khác.
• Thi: thường gồm thi viết lý thuyết và thi thực hành. Nhiều bang dùng bộ đề thi chung toàn quốc, và một số bang cho thi viết bằng tiếng Việt, tiếng Tây Ban Nha và vài thứ tiếng khác.
• Nộp đơn và lệ phí: giấy chứng nhận giờ học, kết quả thi, giấy tờ tuỳ thân và lệ phí.
• Điều kiện khác: tuổi tối thiểu và, ở một số bang, trình độ học vấn tối thiểu.

Thợ chỉ được làm những dịch vụ trong phạm vi bằng của mình. Bằng nail thường không bao gồm nối mi, waxing hay chăm sóc da mặt; những dịch vụ đó có thể cần bằng khác.

Giấy phép tiệm

Ở hầu hết các bang, địa điểm tiệm cần giấy phép riêng trước khi mở cửa. Đơn thường hỏi thông tin chủ, công ty, địa chỉ, đôi khi cả bản vẽ mặt bằng, và tên người có bằng chịu trách nhiệm cho tiệm. Nhiều bang cho người tới kiểm tra trước hoặc ngay sau khi cấp giấy phép.

Yêu cầu cho tiệm thường gồm:

• Bồn rửa tay và nhà vệ sinh.
• Dung dịch khử trùng đúng loại và hộp đựng dụng cụ.
• Chỗ cất đồ sạch riêng với đồ đã dùng.
• Thông gió đủ cho hoá chất đang dùng.
• Quy trình làm sạch bồn ngâm chân, và ở một số bang là sổ ghi chép.
• Treo giấy phép tiệm và bằng của thợ.

Giấy phép tiệm gắn với một chủ và một địa chỉ cụ thể. Ở nhiều bang, đổi chủ hoặc dời tiệm sang địa chỉ khác là phải xin giấy phép mới, không chỉ cập nhật. Nếu đang tính mua lại tiệm, hãy lo chuyện này trước ngày ký giấy; bài mua lại tiệm nail có danh sách giấy tờ cần xem trước khi mua.

Người quản lý có bằng

Một số bang bắt buộc mỗi tiệm có người quản lý có bằng hoặc người chịu trách nhiệm được chỉ định, và một số bang cho phép chủ không có bằng nail vẫn đứng tên tiệm, miễn là người làm dịch vụ có bằng và có người có bằng chịu trách nhiệm tuân thủ. Nếu định làm chủ mà không có bằng, hỏi kỹ bang mình quy định thế nào trước khi ký hợp đồng thuê mặt bằng.

Thợ thuê ghế

Thợ thuê ghế tự làm ăn trong tiệm của mình. Một số bang đòi thêm giấy phép thuê ghế ngoài bằng thợ, và tiệm vẫn có thể chịu trách nhiệm về tình trạng chung của tiệm. Bài lương thợ nail giải thích khác biệt giữa thợ thuê ghế và thợ là nhân viên.

Giấy phép kinh doanh và đăng ký thuế

Tiệm nail cũng là một doanh nghiệp bình thường, nên cần đủ giấy tờ như mọi doanh nghiệp:

• Lập công ty và đăng ký tên, với bang, và đăng ký tên thương mại nếu tên tiệm khác tên công ty.
• Mã số EIN của IRS để làm bảng lương và khai thuế.
• Giấy phép thuế bán hàng nếu bán sản phẩm, và ở một số bang cả khi bán dịch vụ.
• Tài khoản thuế lương với bang nếu có nhân viên.
• Giấy phép kinh doanh của thành phố hoặc quận.
• Giấy chứng nhận sử dụng (certificate of occupancy) xác nhận mặt bằng được dùng làm tiệm.

Bài cách mở tiệm nail đặt những giấy tờ này vào đúng thứ tự trong kế hoạch mở tiệm.

Quy định về vệ sinh, an toàn và sản phẩm

Giấy phép đi đôi với quy định vệ sinh và an toàn. Hội đồng của bang đặt tiêu chuẩn vệ sinh và thanh tra kiểm tra những tiêu chuẩn đó; bài vệ sinh dụng cụ nail có bảng kiểm mỗi ngày, còn bài thông gió tiệm nail nói về không khí trong tiệm.

Một số quy định áp dụng cho chính sản phẩm và dụng cụ. Nhiều bang cấm dùng nước bột có methyl methacrylate (MMA) dạng lỏng để đắp bột, và nhiều bang cấm dao cạo vết chai kiểu lưỡi lam. Chủ tiệm có nhân viên cũng phải giữ bảng dữ liệu an toàn (Safety Data Sheets) của hoá chất và hướng dẫn nhân viên theo quy định của OSHA.

Thanh tra thường kiểm tra gì?

Thanh tra có thể tới định kỳ, tới khi có khiếu nại, hoặc tới khi cấp giấy phép. Lúc nào cũng nên sẵn sàng:

• Ai đang làm cũng có bằng còn hạn, treo đúng quy định.
• Giấy phép tiệm còn hạn và được treo.
• Dụng cụ được làm sạch và khử trùng giữa hai khách, cất trong hộp sạch, có nhãn.
• Đồ dùng một lần, như dũa giấy và buffer không khử trùng được, bỏ sau mỗi khách.
• Dung dịch khử trùng đúng loại, pha và thay theo hướng dẫn trên nhãn.
• Bồn ngâm chân được làm sạch và khử trùng đúng quy định, có sổ ghi nếu bang bắt buộc.
• Không có sản phẩm và dụng cụ bị cấm trong tiệm.
• Tiệm, nhà vệ sinh và chỗ làm sạch sẽ.

Coi mỗi lần thanh tra là một lần được kiểm tra miễn phí. Sửa ngay những gì bị nhắc và ghi lại đã sửa gì.

Làm nail tại nhà và đi làm tận nơi

Một số bang cho mở tiệm trong nhà, thường phải có lối đi riêng, phòng riêng và tiêu chuẩn vệ sinh như tiệm bình thường. Làm móng tận nơi, như ở tiệc cưới, bệnh viện hay nhà khách, có thể cần giấy phép đặc biệt hoặc chỉ được làm trong vài trường hợp. Quy định mỗi bang khác nhau nhiều, nên hỏi hội đồng của bang trước khi nhận làm.

Gia hạn và học thêm

Bằng thợ và giấy phép tiệm đều có hạn, thường một hoặc hai năm phải gia hạn, và một số bang bắt buộc học thêm trước khi gia hạn, như các lớp về vệ sinh và phòng lây nhiễm. Ghi ngày hết hạn của mọi giấy phép trong tiệm, kể cả bằng của từng thợ, vào lịch chung và nhắc trước. Làm với bằng đã hết hạn thường bị coi như làm không có bằng.

Giấy phép	Người giữ	Ngày hết hạn	Đã nhắc gia hạn
Giấy phép tiệm	Tiệm
Bằng thợ	Thợ 1
Bằng thợ	Thợ 2
Giấy phép kinh doanh	Công ty

Kiểm tra bằng của thợ

Trước khi ai bắt đầu làm ở tiệm, tra bằng trên trang tra cứu của hội đồng bang: đúng tên, đúng loại bằng, còn hiệu lực, ngày hết hạn. Giữ bản sao trong hồ sơ và tra lại mỗi lần gia hạn. Bài tuyển thợ nail nói về các bước còn lại khi nhận thợ.

Dọn sang bang khác

Bằng của bang này không tự động cho làm ở bang khác. Nhiều bang cấp bằng theo diện chuyển đổi (endorsement hoặc reciprocity) cho người đã có bằng ở bang khác, đôi khi đòi chứng minh số giờ học, số năm kinh nghiệm hoặc thi phần luật của bang mới. Nên làm hồ sơ trước khi dọn đi, vì xét duyệt có thể mất vài tuần.

Những giấy phép cho dịch vụ khác trong tiệm

Nhiều tiệm nail làm thêm nối mi, waxing, chân mày hay chăm sóc da, và mỗi dịch vụ có thể cần bằng riêng. Waxing và chăm sóc da thường thuộc bằng esthetician hoặc cosmetology. Nối mi thuộc bằng esthetics hoặc cosmetology ở nhiều bang, và một số bang có bằng nối mi riêng. PMU và điêu khắc chân mày thường do sở y tế quản lý như xăm hình, với giấy phép và khoá học riêng. Trước khi thêm dịch vụ, hỏi bang mình cần bằng gì và chắc chắn người làm có bằng đó.

Khi tiệm có thay đổi

Giấy phép mô tả tiệm lúc nộp đơn, nên khi có thay đổi phải báo cho hội đồng. Những thay đổi thường cần giấy phép mới hoặc cập nhật:

• Đổi chủ, kể cả thêm hay bớt người hùn ở một số bang.
• Đổi địa chỉ, kể cả dời sang căn khác trong cùng khu.
• Đổi tên doanh nghiệp hoặc công ty.
• Thêm dịch vụ cần bằng khác, như nối mi hay waxing.
• Sửa tiệm hoặc thêm bàn, có thể cần giấy phép xây dựng và kiểm tra lại.

Mỗi lần như vậy, cập nhật luôn Google Business Profile, website và trang booking cho đúng tên, địa chỉ và dịch vụ như trên giấy phép.

Giữ một bìa hồ sơ cho thanh tra

Để một bìa hồ sơ ở quầy, gồm bản sao mọi giấy phép và ngày hết hạn, bảng dữ liệu an toàn của hoá chất đang dùng, nhãn và cách pha dung dịch khử trùng, sổ làm sạch bồn ngâm chân nếu bang bắt buộc, và giấy ghi nhận thợ đã được hướng dẫn vệ sinh. Thanh tra tới, chủ tiệm trả lời được trong vài phút thay vì lục tìm khắp nơi.

Giấy phép và bảo hiểm

Công ty bảo hiểm thường hỏi về giấy phép trước khi bảo hiểm cho tiệm, và hồ sơ bồi thường liên quan tới thợ không bằng hoặc bằng hết hạn có thể bị từ chối. Báo cho công ty bảo hiểm khi thêm dịch vụ hay thêm địa điểm, và chắc chắn bằng của từng thợ đúng với dịch vụ họ làm. Bài bảo hiểm tiệm nail giải thích các loại bảo hiểm tiệm thường mua.

Tiền phạt khi làm không có bằng

Làm không có bằng có thể bị phạt cả thợ lẫn tiệm, và vi phạm nặng hoặc lặp lại có thể bị đình chỉ hay đóng cửa. Ngoài tiền phạt, thợ không bằng còn gây rắc rối với bảo hiểm khi khách bị thương, và một quyết định xử phạt công khai làm mất uy tín tiệm. Nguyên tắc an toàn nhất rất đơn giản: không có bằng thì không làm cho khách.

Tra cứu luật của bang mình ở đâu?

Bắt đầu từ trang của hội đồng thẩm mỹ bang mình hoặc cơ quan cấp phép thợ nail: trang này có các loại bằng, lệ phí, số giờ học, thông tin thi, quy định vệ sinh và cách thanh tra. Công cụ License Finder của CareerOneStop, do Bộ Lao động Hoa Kỳ tài trợ, cho biết một nghề cần giấy phép gì ở từng bang và cơ quan nào cấp. Với giấy phép kinh doanh và giấy phép xây dựng, hỏi văn phòng doanh nghiệp của thành phố hoặc quận.

Bảng kiểm giấy phép cho chủ tiệm mới

1. Hỏi rõ bang mình đòi những loại giấy phép nào cho tiệm, người quản lý và từng thợ.
2. Kiểm tra mặt bằng có xin được giấy phép tiệm không, trước khi ký hợp đồng thuê.
3. Lập công ty, lấy EIN, mở tài khoản thuế.
4. Xin giấy phép kinh doanh và giấy phép xây dựng.
5. Nộp đơn giấy phép tiệm và hẹn kiểm tra nếu bang yêu cầu.
6. Tra bằng của từng thợ và giữ bản sao.
7. Treo mọi giấy phép đúng quy định.
8. Ghi mọi ngày gia hạn vào lịch chung.

Dreamer giúp gì?

Giấy phép là chuyện giữa tiệm và bang, nhưng khi giấy tờ đã xong, Dreamer giúp tiệm grand opening thật mạnh: website có booking online, Google Business Profile và trang mạng qua Social Marketing, cùng bảng hiệu, menu, card và bảng tên thợ qua dịch vụ thiết kế và in ấn, để tiệm trông chuyên nghiệp đúng như cách tiệm làm việc.

Câu hỏi thường gặp

Không có bằng nail có mở tiệm được không?

Tuỳ bang. Một số bang cho chủ không có bằng đứng tên tiệm nếu người làm dịch vụ có bằng và có người có bằng chịu trách nhiệm. Bản thân tiệm thường vẫn cần giấy phép tiệm.

Bằng cosmetology có làm nail được không?

Ở hầu hết các bang, bằng cosmetology đầy đủ bao gồm làm móng. Bằng nail thường không bao gồm tóc, mi hay da.

Mua lại tiệm có dùng giấy phép cũ được không?

Thường là không. Nhiều bang đòi giấy phép tiệm mới khi đổi chủ. Hỏi trước ngày ký giấy.

Bao lâu phải gia hạn bằng?

Thường một hoặc hai năm, tuỳ bang. Một số bang bắt buộc học thêm trước khi gia hạn.

Có thi bằng nail bằng tiếng Việt được không?

Một số bang cho thi viết bằng tiếng Việt và vài thứ tiếng khác. Hỏi hội đồng của bang hoặc đơn vị tổ chức thi.

Làm nail tại nhà có cần giấy phép không?

Có. Một số bang cho mở tiệm tại nhà hoặc làm tận nơi với giấy phép và quy định riêng; bang khác hạn chế. Hỏi hội đồng của bang trước.

Giấy phép tiệm nail nghe phức tạp vì bang nào cũng viết luật riêng, nhưng các phần thì giống nhau: thợ có bằng, tiệm có giấy phép, doanh nghiệp có đăng ký, và một chỗ làm sạch sẽ, an toàn. Nắm luật của bang mình, giữ mọi giấy phép còn hạn và treo đúng chỗ, coi thanh tra là chuyện bình thường. Khi đó chủ tiệm yên tâm lo cho điều khách thật sự tới tìm: bộ móng đẹp ở một tiệm đáng tin.