Đặt món online cho nhà hàng: website riêng hay app delivery, cách làm menu, đóng gói và giao món

Đặt món online đã trở thành một phần quen thuộc của mọi nhà hàng ở Mỹ. Khách đặt phở trên điện thoại lúc trưa, đặt khay bánh mì cho văn phòng, đặt trà sữa giao tận nhà vào buổi tối. Với quán Việt, đặt món online mở ra thêm nhiều khách mới ngoài số bàn trong quán. Nhưng mỗi đơn qua app delivery có thể bị trừ một phần hoa hồng đáng kể, món nước như phở, bún bò nếu đóng gói không khéo sẽ tới tay khách nguội và nhão, và khách quen dần quen đặt qua app thay vì quán.

Bài này đi qua mười hai điều cần biết để đặt món online cho nhà hàng có thêm đơn mà vẫn còn lời: các kênh nhận đơn, so sánh phí, website đặt món riêng, tính năng cần có, menu online, giá trên từng kênh, đóng gói, khu lấy món, giao hàng, kéo khách đặt trực tiếp, marketing và đo kết quả.

1. Các kênh nhận đơn đặt món online

Kênh	Cách hoạt động	Ưu điểm	Lưu ý
Website đặt món riêng	Khách đặt và trả tiền trên website của quán	Giữ được nhiều tiền lời hơn, có thông tin khách	Quán phải tự kéo khách tới website
App delivery	DoorDash, Uber Eats, Grubhub nhận đơn, có tài xế giao	Có sẵn nhiều khách, có giao hàng	Hoa hồng mỗi đơn, ít quan hệ trực tiếp với khách
Link đặt món trên Google	Nút đặt món trên Google Business Profile dẫn tới website hoặc app	Khách đang tìm quán bấm ngay	Kiểm tra link dẫn đúng nơi
Điện thoại	Khách gọi đặt, tới lấy	Khách quen, khách lớn tuổi thích	Dễ ghi nhầm, tốn thời gian nhân viên

Mỗi kênh đặt món online có khách riêng: người trẻ quen app, khách văn phòng thích website đặt khay tiệc, khách lớn tuổi vẫn gọi điện. Đa số nhà hàng dùng kết hợp: app delivery để tiếp cận khách mới, website riêng cho khách quen và đơn lấy tại quán, điện thoại cho khách thích gọi.

2. So sánh chi phí từng kênh

Trước khi quyết định, tính chi phí thật của mỗi đơn:

• App delivery: hoa hồng theo phần trăm mỗi đơn, có thể khác nhau theo gói (chỉ đặt món, có giao hàng, có quảng cáo). Một số thành phố có quy định giới hạn mức hoa hồng; hỏi rõ gói và phí trước khi ký.
• Website đặt món riêng: phí phần mềm theo tháng hoặc theo đơn, phí quẹt thẻ, có khi phí ship nếu dùng dịch vụ giao.
• Điện thoại: thời gian nhân viên, phí quẹt thẻ, sai sót khi ghi đơn.

Lấy báo cáo vài tháng, tính tiền lời còn lại sau phí của mỗi kênh. Con số thường cho thấy đơn đặt trực tiếp đáng giá hơn nhiều so với cùng một đơn qua app.

3. Website đặt món riêng

Website đặt món riêng là nơi quán giữ được nhiều tiền lời nhất và giữ được quan hệ với khách:

• Khách đặt trên website của quán, trả tiền online, chọn giờ lấy món.
• Quán nhận đơn qua máy in bếp, màn hình bếp hoặc tablet.
• Quán có thông tin khách (khi khách đồng ý) để mời quay lại.

Xem các mẫu website nhà hàng của Dreamer với menu và nút đặt món cho quán phở, tiệm bánh mì, quán trà sữa và nhà hàng hải sản. Bài Google Maps cho nhà hàng giải thích cách gắn link đặt món vào Google Business Profile.

4. Tính năng cần có khi đặt món online

• Menu có hình và mô tả, chia nhóm giống menu tại quán.
• Tuỳ chọn món: cỡ, độ cay, thêm thịt, không hành, nước dùng để riêng.
• Giờ lấy món theo khung, có thời gian chuẩn bị thật.
• Thanh toán online an toàn, có tip.
• Thông báo cho khách khi đơn đã nhận và khi món sẵn sàng.
• Tạm ngưng nhận đơn khi bếp quá tải hoặc hết món.
• Báo cáo đơn theo ngày, theo món, theo kênh.

Thanh toán thẻ online phải qua hệ thống đạt chuẩn bảo mật của ngành thẻ; Hội đồng tiêu chuẩn bảo mật thẻ thanh toán có thông tin về chuẩn PCI DSS. Quán không nên tự lưu số thẻ của khách.

5. Menu online khác menu tại quán ở đâu?

Menu đặt món online cần gọn và rõ hơn menu giấy:

• Hình cho món bán chạy, khách đặt online chọn bằng mắt.
• Mô tả ngắn, có tiếng Anh, vì khách không hỏi nhân viên được.
• Combo cho bữa trưa, bữa gia đình, khay tiệc.
• Bỏ món không giữ ngon khi mang đi, hoặc ghi chú cách ăn ngon nhất.
• Ghi rõ dị ứng và độ cay.

Bài thiết kế menu nhà hàng có cách chia nhóm và viết tên món hai thứ tiếng; áp dụng cho cả menu online.

6. Giá trên từng kênh

Nhiều nhà hàng đặt giá trên app delivery cao hơn giá tại quán một chút để bù hoa hồng, và giữ giá trên website riêng bằng giá tại quán để khuyến khích khách đặt trực tiếp. Dù chọn cách nào:

• Ghi rõ trên website hay menu rằng giá trên app có thể khác.
• Tính lại tiền lời của từng món trên mỗi kênh.
• Cập nhật giá cùng lúc ở mọi kênh khi đổi giá.

7. Đóng gói giữ món ngon

Đóng gói quyết định khách có đặt lại hay không:

• Phở, bún bò: nước dùng nóng để riêng trong hộp kín nắp, bánh phở, thịt, rau để riêng; ghi hướng dẫn hâm nước dùng.
• Bánh mì: gói giấy để vỏ giòn, đồ chua và nước sốt để riêng nếu đường giao xa.
• Món chiên: hộp có lỗ thoát hơi để không bị ỉu.
• Trà sữa: ly kín nắp, màng dán, túi giữ ly đứng.
• Nhãn trên hộp: tên món, tuỳ chọn, tên khách.

Dán sticker niêm túi có logo vừa đẹp vừa cho khách biết túi chưa bị mở. Dreamer in sticker cuộn niêm túi cho nhà hàng.

8. Khu lấy món và quy trình trong bếp

• Kệ lấy món gần cửa, có tên khách trên mỗi túi.
• Một người phụ trách kiểm tra đơn trước khi đưa cho khách hoặc tài xế.
• Màn hình hoặc máy in bếp tách đơn mang đi khỏi đơn ăn tại bàn.
• Thời gian chuẩn bị thật cho giờ đông khách; đừng hứa 10 phút khi bếp cần 25 phút.
• Kiểm tra đơn trước khi giao: thiếu một ly nước chấm là một review xấu.

9. Giao hàng: tự giao hay qua app

• Qua app: tiện, có tài xế sẵn, nhưng quán ít kiểm soát thời gian và cách tài xế giữ món.
• Dịch vụ giao hàng theo yêu cầu gắn với website riêng: tài xế của bên thứ ba giao đơn đặt trên website của quán.
• Tự giao: kiểm soát tốt nhất, hợp với khay tiệc, đơn lớn gần quán; cần bảo hiểm xe phù hợp cho việc giao hàng và người giao đáng tin.

Với đơn tiệc và catering, nhiều quán tự giao để giữ món ngon và gặp khách trực tiếp. Dù chọn cách nào, ghi rõ khu vực giao, giờ giao sớm nhất và trễ nhất, và báo khách khi đơn rời quán, để khách bớt gọi điện hỏi đơn đang ở đâu.

10. Kéo khách đặt trực tiếp

Khách mới có thể tìm quán qua app, nhưng khách quen nên đặt trực tiếp:

• Thẻ nhỏ trong túi: "Lần sau đặt trên website của quán, có ưu đãi cho khách đặt trực tiếp."
• QR code trên túi, hộp, ly, dẫn tới trang đặt món.
• Chương trình tích điểm chỉ áp dụng khi đặt trực tiếp.
• Nút đặt món trên Google và Instagram dẫn về website.
• Nhân viên nhắc khách gọi điện rằng có thể đặt online trên website.

Bài QR code cho tiệm giải thích cách làm QR code đúng cỡ trên bao bì.

11. Marketing cho đặt món online

• Google Business Profile có nút đặt món, giờ nhận đơn, menu đầy đủ.
• Bài post món mới, combo trưa, ngày mưa "trời lạnh ăn phở".
• Mạng xã hội: video món ăn, hướng dẫn đặt món trên website.
• Flyer gửi văn phòng, chung cư quanh khu với QR code đặt món và menu tiệc.
• Email và tin nhắn cho khách đã đồng ý nhận, ưu đãi cho khách lâu chưa đặt.

Bài marketing nhà hàng Việt có thêm ý tưởng kéo khách cho quán.

12. Đo kết quả

Chỉ số	Ý nghĩa
Số đơn theo kênh	Kênh nào mang nhiều đơn nhất
Tiền lời sau phí theo kênh	Kênh nào thật sự có lời
Giá trị trung bình mỗi đơn	Combo, món thêm có bán được không
Thời gian chuẩn bị	Bếp có kịp giờ đã hứa không
Đơn bị huỷ, đơn sai	Quy trình có vấn đề ở đâu
Review về đơn mang đi	Khách nói gì về đóng gói, nhiệt độ món
Tỷ lệ khách đặt lại	Khách có quay lại đặt tiếp không

Xem mỗi tháng. Nếu một kênh nhiều đơn mà ít lời, tìm cách chuyển khách quen của kênh đó sang đặt trực tiếp. Ghi lại cả những tuần đặc biệt như mưa lớn, ngày lễ, trận thể thao: đặt món online thường tăng vào những ngày đó, và năm sau quán có thể chuẩn bị thêm người, thêm hàng từ trước.

Chuẩn bị bếp cho giờ cao điểm

Đặt món online thường dồn vào giờ trưa và tối, đúng lúc bếp đang phục vụ khách tại bàn. Vài cách giữ bếp không quá tải:

• Một người phụ trách đơn online trong giờ đông: nhận đơn, xếp thứ tự, đóng gói, kiểm tra.
• Chuẩn bị sẵn phần có thể làm trước: rau, nước chấm, đồ chua, hộp, túi, nhãn.
• Giới hạn số đơn mỗi khung giờ trên hệ thống đặt món, để không nhận quá sức bếp.
• Tăng thời gian chuẩn bị tạm thời khi quán quá đông, thay vì để khách chờ lâu hơn đã hứa.

Đơn tiệc và catering đặt online

Khay tiệc, đơn văn phòng và đơn gia đình là những đơn đặt món online có giá trị cao:

• Trang riêng cho tiệc với khay theo số người, giá, hạn đặt trước, tiền cọc.
• Chọn giờ giao hoặc giờ lấy từ trước một, hai ngày.
• Kèm đồ dùng: đĩa, đũa, khăn giấy, nước chấm đủ cho số người.
• Gọi xác nhận đơn lớn một ngày trước.

Nhiều quán thấy đơn tiệc online mang lại tiền lời tốt hơn đơn lẻ, vì bếp chuẩn bị trước được và ít bị dồn giờ.

Xử lý đơn sai, đơn trễ và khách phàn nàn

Sai sót sẽ xảy ra. Cách xử lý quyết định khách có đặt lại không:

• Trả lời nhanh qua điện thoại, tin nhắn hoặc app.
• Xin lỗi và sửa: làm lại món thiếu, hoàn tiền phần sai, hoặc tặng ưu đãi cho lần sau.
• Tìm nguyên nhân: đóng gói, ghi đơn, tài xế, hay thời gian chuẩn bị.
• Trả lời review về đơn mang đi một cách bình tĩnh và cụ thể.

Giờ nhận đơn và tạm ngưng nhận đơn

Đặt giờ nhận đặt món online kết thúc trước giờ đóng cửa một khoảng đủ để bếp làm xong. Khi hết món, tạm ẩn món đó trên mọi kênh. Khi bếp gặp sự cố, tạm ngưng nhận đơn thay vì nhận rồi huỷ. Khách hiểu khi quán tạm ngưng, nhưng rất bực khi đơn bị huỷ sau khi đã chờ.

Lộ trình 30 ngày bắt đầu đặt món online

Tuần	Việc cần làm
Tuần 1	Chọn kênh, làm menu online có hình, tuỳ chọn và giá
Tuần 2	Thiết lập máy in bếp hoặc màn hình bếp, thử đặt vài đơn thật
Tuần 3	Chuẩn bị bao bì, nhãn, kệ lấy món; dạy nhân viên quy trình
Tuần 4	Gắn nút đặt món lên Google, website, mạng xã hội; báo cho khách quen

Sau tháng đầu, xem lại số đơn, thời gian chuẩn bị và review để chỉnh quy trình đặt món online cho mượt hơn.

Những sai lầm thường gặp

• Chỉ dùng app delivery, không có website đặt món riêng.
• Không tính lại giá sau khi trừ hoa hồng.
• Đóng gói phở chung nước với bánh, khách nhận bánh nhão.
• Hứa thời gian chuẩn bị quá ngắn vào giờ đông.
• Menu online khác menu tại quán, giá cũ, món đã hết vẫn bán.
• Không kiểm tra đơn trước khi đưa cho tài xế.

Câu hỏi thường gặp